Je suis en train de lire Getting Things Done, de David Allen, le gourou de l’organisation. L’idée d’avoir un méthode pour m’organiser m’a évidemment séduit d’emblée, mais quelques lectures sur le web au sujet de cette méthode m’avaient laissé penser que c’était un formalisme inutile qui ne m’apporterait rien. Par exemple, j’ai lu quelque part la distinction entre projet et action et j’ai cru qu’il s’agissait de décomposer les projets en autant d’actions atomiques que possible… Ce qui qui serait un moyen redoutable pour perdre plus de temps qu’on n’en gagne… Je voyais aussi des schémas complexes qui me paraissaient encore ajouter un peu de confusion dans un problème qui n’en avait pas besoin…
Pourtant, je voyais que des gens qui paraissent raisonnables utilisaient cette méthode : ici ou là. J’ai donc voulu voir de plus près et j’ai commandé le livre sur Amazon.
La lecture du début de cet ouvrage m’a convaincu que je n’avais rien compris à mes lectures précédentes et m’a révélé une démarche intéressante. Je ne peux pas encore dire si cette approche est efficace, mais elle pose de vraies questions et j’espère pouvoir en retirer quelque chose. Pour garder une trace de cette lecture, je me propose de consigner mes notes ici, en espérant qu’elles pourront permettre à d’autres de ne pas faire les mêmes erreurs que moi dans l’interprétation de ce texte.
Voici donc pour le chapitre 1 :
L’ouvrage part du constat que nous voulons faire de plus en plus de choses et, évidemment, pas plus de temps qu’auparavant, ce qui provoque du stress et des insatisfactions. Un des facteurs importants de ce stress est que depuis quelques années, nous sommes entrés dans l’ère de ce que Peter Drucker appelle le ‘knowledge work’ (travail de la connaissance ?) et les tâches de chacun ne sont plus définies a priori, mais nous devons déterminer quelles actions doivent être menées pour faire notre travail. Dès lors, les méthodes traditionnelles de gestion du temps ne sont plus efficaces et le stress croît sans cesse, nous rendant moins aptes à faire ce que nous avons à faire, préoccupés que nous sommes par les autres tâches que nous devrons faire ou n’avons pas faites. Selon Allen, c’est le stress de toutes nos autres préoccupations qui nous rend moins productifs.
La solution est d’adopter un esprit semblable à l’eau : une mare est immobile ; si on y jette une pierre, l’eau va s’animer d’un mouvement parfaitement en adéquation avec la taille de la pierre, sans sous-réagir ou sur-réagir, puis va revenir doucement à son immobilité. L’objectif est que notre esprit soit ainsi : serein et mobilisé uniquement par ce que nous sommes en train de faire.
Pour arriver à cette sérénité, il faut apprendre à gérer nos engagements (professionnels, familiaux, amicaux etc.), même ceux dont nous n’avons pas conscience, mais qui occupent de la place dans nos préoccupations. Notre esprit est occupé par un grand nombre de choses incomplètes, qu’Allen appelle des boucles ouvertes (open loops), qui nuisent à notre concentration, même sans que nous en ayons conscience.
Pour gérer ces engagements, Allen propose trois règles :
- tout ce qui est dans notre esprit l’occupe inutilement. Nous devons nous débarrasser de toutes les choses incomplètes en les notant quelque part où nous savons que nous les retrouverons.
- pour tout ce que nous avons à faire, il faut définir précisément en quoi cela consiste et décider de ce qu’il faut faire concrètement pour avancer sur cette question.
- lorsque les actions à entreprendre sont définies, il faut les noter quelque part pour pouvoir les passer en revue régulièrement
C’est cette réflexion qui caractérise le travail de la connaissance. Peter Drucker (cité par D. Allen, p. 15) dit :
In knowledge work… the task is not given; it has to be determined. ‘What are the expected results from this work?’ is… the key question in making knowledge workers productive. And it is a question that demands risky decisions. There is usually no right answer; there are choices instead. And results have to be clearly specified, if productivity is to be achieved.
Faute de faire ce travail de clarification et de libération de l’esprit, nous gardons toujours un sentiment d’insatisfaction et de manque qui nuit à notre concentration.
Pour pouvoir nous organiser efficacement, nous devons adopter une démarche qui tienne compte de toutes les choses que nous avons à faire, petites ou grandes, de long terme ou de court terme, professionnelles ou privées, urgentes ou moins urgentes car elles sont toutes également susceptibles de nous préoccuper. Surtout, il faut débarrasser complètement notre esprit de ces boucles ouvertes en les mettant dans un endroit concret (corbeille, carnet, fichier d’ordinateur…) que nous regarderons régulièrement.