Mogore attire notre attention sur le changement de ton du blog 43folders . Ces réflexions me rappellent ce que je pense à chaque fois que je vois la liste interminable des blogs taggés ‘productivity’ dans mon agrégateur RSS (dont 43f fit partie, naturellement) et ces moments où je lis des blogs sur la productivité pour ne pas faire ce que je devrais faire…

Elles me font aussi penser à mes débuts avec la méthode GTD : confiant dans mon système et excité par la nouveauté de la méthode, je consignais toutes mes tâches à faire et ne faisais rien… à part des ‘reviews’ et des améliorations à ce système… C’est sans doute une réaction naturelle face à la nouveauté : quand j’ai un nouveau téléphone, je passe beaucoup de temps à lire la documentation, à changer des options… avant de recommencer à ne plus savoir faire les opérations élémentaires qui font son originalité et à me contenter de téléphoner bêtement…

Décidément, la méthode GTD est à la mode : Outils Froids – Des solutions pour mettre en place la méthode GTD ! Ce billet contient des liens intéressants. Pour d’autres lectures sur ce thème, il y a naturellement le site officiel de David Allen, ainsi que les liens de del.icio.us portant le tag ‘gtd’ (n’hésitez pas à agréger le fil RSS correspondant, il y a sans cesse de nouvelles entrées).

Je vais continuer à lire le livre et à consigner mes notes ici (même si pendant mes vacances elles risquent de ne pas arriver avant quelque temps).

Je suis en train de lire Getting Things Done, de David Allen, le gourou de l’organisation. L’idée d’avoir un méthode pour m’organiser m’a évidemment séduit d’emblée, mais quelques lectures sur le web au sujet de cette méthode m’avaient laissé penser que c’était un formalisme inutile qui ne m’apporterait rien. Par exemple, j’ai lu quelque part la distinction entre projet et action et j’ai cru qu’il s’agissait de décomposer les projets en autant d’actions atomiques que possible… Ce qui qui serait un moyen redoutable pour perdre plus de temps qu’on n’en gagne… Je voyais aussi des schémas complexes qui me paraissaient encore ajouter un peu de confusion dans un problème qui n’en avait pas besoin…

Pourtant, je voyais que des gens qui paraissent raisonnables utilisaient cette méthode : ici ou là. J’ai donc voulu voir de plus près et j’ai commandé le livre sur Amazon.

La lecture du début de cet ouvrage m’a convaincu que je n’avais rien compris à mes lectures précédentes et m’a révélé une démarche intéressante. Je ne peux pas encore dire si cette approche est efficace, mais elle pose de vraies questions et j’espère pouvoir en retirer quelque chose. Pour garder une trace de cette lecture, je me propose de consigner mes notes ici, en espérant qu’elles pourront permettre à d’autres de ne pas faire les mêmes erreurs que moi dans l’interprétation de ce texte.

Voici donc pour le chapitre 1 :

L’ouvrage part du constat que nous voulons faire de plus en plus de choses et, évidemment, pas plus de temps qu’auparavant, ce qui provoque du stress et des insatisfactions. Un des facteurs importants de ce stress est que depuis quelques années, nous sommes entrés dans l’ère de ce que Peter Drucker appelle le ‘knowledge work’ (travail de la connaissance ?) et les tâches de chacun ne sont plus définies a priori, mais nous devons déterminer quelles actions doivent être menées pour faire notre travail. Dès lors, les méthodes traditionnelles de gestion du temps ne sont plus efficaces et le stress croît sans cesse, nous rendant moins aptes à faire ce que nous avons à faire, préoccupés que nous sommes par les autres tâches que nous devrons faire ou n’avons pas faites. Selon Allen, c’est le stress de toutes nos autres préoccupations qui nous rend moins productifs.

La solution est d’adopter un esprit semblable à l’eau : une mare est immobile ; si on y jette une pierre, l’eau va s’animer d’un mouvement parfaitement en adéquation avec la taille de la pierre, sans sous-réagir ou sur-réagir, puis va revenir doucement à son immobilité. L’objectif est que notre esprit soit ainsi : serein et mobilisé uniquement par ce que nous sommes en train de faire.

Pour arriver à cette sérénité, il faut apprendre à gérer nos engagements (professionnels, familiaux, amicaux etc.), même ceux dont nous n’avons pas conscience, mais qui occupent de la place dans nos préoccupations. Notre esprit est occupé par un grand nombre de choses incomplètes, qu’Allen appelle des boucles ouvertes (open loops), qui nuisent à notre concentration, même sans que nous en ayons conscience.

Pour gérer ces engagements, Allen propose trois règles :

• tout ce qui est dans notre esprit l’occupe inutilement. Nous devons nous débarrasser de toutes les choses incomplètes en les notant quelque part où nous savons que nous les retrouverons.
• pour tout ce que nous avons à faire, il faut définir précisément en quoi cela consiste et décider de ce qu’il faut faire concrètement pour avancer sur cette question.
• lorsque les actions à entreprendre sont définies, il faut les noter quelque part pour pouvoir les passer en revue régulièrement

C’est cette réflexion qui caractérise le travail de la connaissance. Peter Drucker (cité par D. Allen, p. 15) dit :

In knowledge work… the task is not given; it has to be determined. ‘What are the expected results from this work?’ is… the key question in making knowledge workers productive. And it is a question that demands risky decisions. There is usually no right answer; there are choices instead. And results have to be clearly specified, if productivity is to be achieved.

Faute de faire ce travail de clarification et de libération de l’esprit, nous gardons toujours un sentiment d’insatisfaction et de manque qui nuit à notre concentration.

Pour pouvoir nous organiser efficacement, nous devons adopter une démarche qui tienne compte de toutes les choses que nous avons à faire, petites ou grandes, de long terme ou de court terme, professionnelles ou privées, urgentes ou moins urgentes car elles sont toutes également susceptibles de nous préoccuper. Surtout, il faut débarrasser complètement notre esprit de ces boucles ouvertes en les mettant dans un endroit concret (corbeille, carnet, fichier d’ordinateur…) que nous regarderons régulièrement.

Il y a longtemps que j’ai envie d’essayer le D*I*Y Planner de Douglas Johnston. En un mot, il s’agit d’un fichier PDF permettant d’imprimer un agenda personnalisé, qu’il suffit de perforer comme il faut, puis de mettre dans un organiseur adapté.

Dans un premier temps, je me suis procuré un tel organiseur, de la marque Filofax, que j’ai hérité de mon père.

Ensuite, il s’est agi d’imprimer les pages du fichier PDF (au format A5) et là… ça n’a pas été aussi simple que je l’avais espéré. D’abord, si je configure mon imprimante (une HP Deskjet 960c) pour le format A5, elle n’imprime pas vraiment sur la feuille… Ainsi configurée, elle imprime la surface d’une page A5 sur une page A4, mais dans le ‘haut’ de la page, et donc pas du tout sur une page A5 si j’en mets une (je ne suis pas sûr d’être clair, je mets une image)

Ainsi, alors que la page A4 est représentée par le grand rectangle gris clair, la partie imprimée est en gris foncé. Je n’ai donc que la moitié du document sur une vraie page A5 (représentée en rose).

Après beaucoup d’efforts et de recherches sur Google, j’ai réussi à trouver des options pour Acrobat Reader (commande acroread) qui m’ont permis d’imprimer une page A5 :

$ acroread -toPostScript -start 2 -end 3 -odd -landscape -size a5 diyplanner2_a5.pdf

me permettait d’obtenir un fichier postscript contenant les pages 2 et 3 chacun sur la moitié d’une page A4. Il ne me restait plus qu’à imprimer les pages paires sur un côté de feuille et les pages impaires sur l’autre… Je ne sais pas si c’est que je suis un peu limité ou un peu fatigué, mais je n’ai pas réussi à avoir les deux pages dos à dos dans le bon sens. J’ai même essayé d’utiliser un script perl qui fait la rotation d’un fichier postscript, mais comme la demi-page blanche faisait partie du fichier, semble-t-il, je n’ai pas eu de meilleur résultat. J’allais abandonner quand mon instinct m’a poussé à poursuivre mes recherches sur Google et là, j’ai trouvé ça, en fait j’avais trouvé une autre page sur psnup(1), mais le test que j’avais fait ne m’avait pas paru concluant, peut-être parce que j’avais essayé de lui passer directement un fichier PDF. Mais avec un fichier postscript, ça marche, je fais :

$ acroread -toPostScript -start 2 -end 3 diyplanner2_a5.pdf

puis

$ psnup -2 diyplanner2_a5.ps > diyplanner2_a5-2p.ps

et j’obtiens bien un fichier postscript qui contient deux pages A5 sur une page A4.

J’envisage donc (mais je n’ai pas encore testé) de faire :

$ acroread -toPostScript -pairs -start 2 -end 30 -odd diyplanner2_a5.pdf diyplanner2_a5-odd.ps

[je donne les pages 2 et 30 comme début et fin de façon tout à fait arbitraire, puisque, comme Douglas Johnston le conseille, je n’imprimerai que les pages dont j’aurai besoin]

$ psnup -2 diyplanner2_a5-odd.ps > diyplanner2_a5-2p-odd.ps

$ acroread -toPostScript -pairs -start 2 -end 30 -even diyplanner2_a5.pdf diyplanner2_a5-even.ps

$ psnup -2 diyplanner2_a5-even.ps > diyplanner2_a5-2p-even.ps

puis

$ cat diyplanner2_a5-2p-odd.ps | lpr

puis, après avoir retourné (après les innombrables tests de rigueur dans ce genre de situations)

$ cat diyplanner2_a5-2p-even.ps | lpr

Ensuite, il ne me restera plus qu’à réussir à perforer… mais c’est une autre histoire