J’ai poursuivi ma lecture de Getting Things Done, et je l’ai même terminée, mais je vais continuer à consigner mes notes ici, ce qui sera, entre autres choses, un moyen efficace de me remettre la démarche en mémoire. Voici donc, après le chapitre 1, le chapitre 2.
Ce chapitre traite de l’organisation horizontale, c’est-à-dire de la répartition de notre temps et de nos efforts entre nos différents engagements. La méthodologie proposée comporte 5 étapes :
– La collecte (collect) des choses qui occupent notre attention ;
– Le traitement (process) pour déterminer leur sens et ce qu’il convient de faire en ce qui concerne chacune d’elles ;
– L’organisation (organize) des résultats ;
– La revue (review) de ces résultats comme possibilités d’action ;
– L’action (do) en elle-même.
Collecte
Pour libérer complètement l’esprit de toutes les boucles ouvertes, il est nécessaire d’utiliser ce système pour tout ce qui nous préoccupe, de façon à ce que nous puissions être assurés que rien ne passe entre les mailles du filet. Les outils pour capturer les boucles ouvertes peuvent être variés : corbeille physique, outils de prise de notes papier, outils de prise de notes électroniques, outils d’enregistrement de la voix, courrier électronique… Ces différents objets permettront de collecter les différents types de ‘choses’ à stocker : objets à remplacer ou à ranger, documents à lire ou à classer, idées etc.
Trois règles sont importantes pour faciliter le succès de la phase de collecte des boucles ouvertes :
– Chaque boucle ouverte doit être placée dans le système de collecte et ainsi être sortie de mon esprit.
– Le nombre de récipients utilisés pour la collecte doit être aussi grand que nécessaire, mais aussi petit que possible, pour éviter la dispersion et la perte d’efficacité.
– Les récipients doivent être vidés régulièrement, sous peine de voir mon esprit ne plus faire confiance à ce système et rester stressé.
Traitement
La méthode pour le traitement des éléments collectés dans la corbeille est représentée dans le célèbre diagramme du livre [EDIT du 5 mars 2016 : initialement, le lien pointait vers le site de David Allen. Le document ayant été modifié, j’ai pris la liberté de récupérer le diagramme sur le blog http://lifedev.net/2007/02/gtd-cheatsheet-processing-your-stuff/ et de le mettre à disposition ici, après l’avoir converti en PNG.]
Le diagramme proposé par David Allen pour le traitement des « trucs »
Pour chacun des ‘trucs’ (stuff) qui arrivent dans mon champ de vision, je me demande ce qu’il est et ce qu’il faut faire dans l’immédiat en ce qui le concerne.
S’il n’appelle aucune action immédiate, c’est qu’il peut entrer dans une des trois catégories suivantes :
– il n’a plus d’intérêt, il peut être jeté.
– une action pourra être entreprise plus tard, mais il faut attendre (laisser incuber).
– je dois pouvoir le retrouver dans l’avenir pour pouvoir m’y reporter : c’est une référence (reference).
S’il appelle une action, il faut voir s’il fait partie d’un projet (selon la définition donnée ci-dessous). Dans ce cas, ce projet doit être ajouté à la liste des projets, de façon à ce que je puisse à nouveau y réfléchir lorsque je procèderai à la revue hebdomadaire de mon système.
Surtout, je dois déterminer quelle est la prochaine action à réaliser pour arriver au résultat escompté. Il est important de noter que cette action doit être véritablement la prochaine action physique concrète à réaliser et non pas une vague recommandation :
The “next action” is the next physical, visible activity that needs to be engaged in, in order to move the current reality toward completion.
Some examples of next actions might be:
– Call Fred re tel. # for the garage he recommended.
– Draft thoughts for the budget-meeting agenda.
– Talk to Angela about the filing system we need to set up.
– Research database-management software on the Web.
(David Allen, Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, 2003, p. 34)
Une fois que la prochaine action a été décidée, il reste trois choix :
– La faire immédiatement, si elle ne prend pas plus de deux minutes.
– La déléguer s’il est plus approprié que quelqu’un d’autre la fasse à ma place.
– La remettre à plus tard, en la notant dans la liste de mes prochaines actions (Next Actions)
Organisation
Le traitement des ‘trucs’ amène à mettre en place 8 catégories (qui sont les étiquettes sur la périphérie du diagramme) :
Pour les trucs qui n’appellent pas d’action (nonactionable items) trois catégories sont possibles :
– Poubelle
– Outils d’incubation (Someday/Maybe)
– Stockage de référence
Pour organiser les trucs qui appellent une action (actionnable things), cinq catégories sont nécessaires :
– Liste de projets
Un projet est, dans la terminologie d’Allen, n’importe quel résultat désiré qui nécessite plus d’une action, ce qui est une définition plus large que ce qu’on entend habituellement par ‘projet’ Le principe étant qu’en consignant chacun de ces objectifs, je pourrai me souvenir qu’il faut encore mettre en oeuvre d’autres actions pour arriver au résultat attendu.
La liste n’a pas à être ordonnée de quelque façon que ce soit, elle doit simplement pouvoir être revue régulièrement.
– Stockage pour les planning et les éléments associés à un projet
Tous les éléments associés à un projet doivent être stockés, pour pouvoir être revus. Il est préférable que ce stockage soit hors de la vue.
– Calendrier
Il doit comporter toutes les actions spécifiques à un certain moment (rendez-vous, actions qui doivent être faites un certain jour) ou les informations spécifiques à un certain moment (tout ce qu’il est utile de savoir relativement à un certain moment : rendez-vous d’autres personnes, événements intéressants, rappels).
Seules ces actions et ces informations doivent être placées dans le calendrier.
– Liste de rappels des prochaines actions
C’est la liste centrale, elle doit comporter la liste de toutes les prochaines actions à mettre en oeuvre, sans aucune exception.
Si ces actions sont trop nombreuses (plus de 20 ou 30), il est opportun de les scinder en plusieurs catégories : appels à passer, questions sur le projet X…
– Liste de rappels des choses en attente, déléguées (Things you’re waiting for)
Il faut noter que les listes ne sont pas forcément des listes au sens où on l’entend habituellement, mais que ce sont plutôt des collections de rappels qui peuvent être facilement consultées.
Revue
Pour que le système fonctionne, il faut qu’après avoir noté tout ce que je dois faire, je passe régulièrement cette liste en revue.
Le calendrier est ce qui demande à être consulté le plus souvent. Vient ensuite la liste des prochaines actions (éventuellement par contexte : “A la maison”, “Sur un ordinateur”, “En réunion avec Georges” etc.).
Les projets, les actions en attente (Waiting For) et les listes d’incubation (Someday/Maybe) n’ont à être consultés qu’aussi souvent qu’il est utile pour qu’ils ne soient pas une préoccupation.
Un moment essentiel pour la réussite de la méthode est la revue hebdomadaire (Weekly Review) qui permet de remettre l’ensemble du système en ordre, de traiter les nouveaux trucs apparus et de mettre les listes à jour.
Action
Evidemment, au final, l’objectif est de faire ce qu’il y a à faire. La liste des prochaines actions permet d’avoir une liste dans laquelle il faut choisir. Pour faire ce choix, Allen propose trois modèles :
– Le modèle à quatre critères pour choisir l’action du moment.
Les quatre critères sont, dans l’ordre : le contexte (si j’ai besoin d’un ordinateur ou d’un téléphone pour faire une action particulière, je ne peux pas la faire si je n’ai pas d’ordinateur ou de téléphone sous la main, certaines choses ne peuvent être faites que chez moi ou à mon bureau…), le temps disponible, l’énergie disponible, la priorité.
– Le modèle à trois volets pour évaluer le travail quotidien
Il est possible de réaliser trois types d’activités : faire du travail prédéfini (faire ce qui est dans ma liste des prochaines actions), faire du travail comme il se présente (des choses à faire se présentent souvent de manière inattendue : un collègue arrive pour demander quelque chose par exemple), définir le travail à venir (il s’agit de traiter les choses à faire selon la méthode préconisée).
– Le modèle à six niveaux pour passer son propre travail en revue
Allen propose 6 niveaux pour déterminer quelles sont nos priorités, selon une métaphore aéronautique :
1. 50.000 pieds et plus : la vie
2. 40.000 pieds : vision à 3-5 ans
3. 30.000 pieds : buts à 1-2 ans
4. 20.000 pieds : aires de responsabilité
5. 10.000 pieds : projets actuels
6. Piste : actions actuelles